2010年10月11日月曜日

仕事を高速にこなす方法で、一番、効果のある方法は、アポイントの取り方だ。

最近、チーム内に、何度も、何度も、言っていることがある。
仕事のリードタイムを短くするのは、色々と方法があるんだけども、一番、簡単なのが、アポイントの取り方を工夫することなのだ。

仕事のサイクルというのは、個人作業と集団作業の繰り返しだ。
1 個人作業(ドキュメンテーション、プログラミングなど)
2 集団作業(打ち合わせ、認識合わせなど)
集団作業というのは、社内の他部署との打ち合わせや社外取引先との打ち合わせなどだ。

で、
1 打ち合わせのための資料作成完了
2 打ち合わせのアポ調整(1,2週間後に打ち合わせ日を設定)
3 打ち合わせ
4 打ち合わせのフィードバックからドキュメント修正
5 ドキュメント修正完了
6 打ち合わせのアポ調整(1,2週間後に打ち合わせ日を設定)
7 打ち合わせ

上記の順番で仕事をするのば、ダメだ。自分の作業が完了してから、アポをとるのでは、遅いのだ。

1 打ち合わせのアポ調整(1,2週間後に打ち合わせ日を設定)
2 打ち合わせのための資料作成
3 打ち合わせ
4 打ち合わせのアポ調整(1,2週間後に打ち合わせ日を設定)
5 打ち合わせのフィードバックからドキュメント修正
6 ドキュメント修正完了
7 打ち合わせ

上記が、正しい。一見、プロセスステップは同じ数だけあるように見える。確かにそうだ。プロセス数は、変わらない。
しかし、大きく違うのは、
ドキュメントが完成してからアポの調整をするのでは、ドキュメント完了日から打ち合わせまでのリードタイム日数分だけ、無駄な日々を過ごすということなのだ。
実際のアポ日は、調整日から、1週間後、2週間後が多い。この1,2週間のリーダタイムの無駄というのは、物凄く、全体の進捗を遅延させる。

仕事をしていく上で、リーダタイムが一番長いのは、打ち合わせの日程調整日から打ち合わせ実施日までのリードタイムなのである

これを排除するだけで、物凄く、仕事のスピード(正確には、仕事の納期日なんだけど)は向上する。

是非、実践してほしい。